Mutabakat, bir müşteri ya da tedarikçiyle aranızdaki bakiyenin iki tarafın kayıtlarında aynı olduğunu doğrulamaktır. Genelde yıl sonunda, bazı işletmelerde her çeyrekte yapılır. TEON’da mektup programın içinde hazırlanır, firmanızın kendi e-posta adresinden gönderilir ve gelen cevap aynı ekrana kaydedilir.
Mutabakatı hazırlamak
- Cari menüsünde Hareketler altındaki Mutabakat ekranını açın. Cari kartındaki Mutabakat düğmesi de aynı ekranı o cari için açar.
- Akıllı Arama’ya carinin kodunu ya da adını yazın; cari bulununca Yeni Mutabakat’a basın.
- Kesit Tarihi’ni girin. Kutu bugünün tarihiyle açılır; yıl sonu mutabakatı için 31 Aralık’ı yazın.
- Carinin dövizli hareketi varsa Para Birimi’ni seçin.
- Excel Olarak Hazırla ya da PDF Olarak Hazırla’ya basın. Dosyayı Excel İndir ya da PDF İndir ile alırsınız.
Bakiye, kesit gününün sonundaki bakiyedir. Mektupla birlikte o yılın 1 Ocak’ından kesit gününe kadar devirli ekstre çıkar.
Mektupta neler var
- Firmanızın logosu ve künyesi
- Karşı tarafın unvanı, kodu, adresi, vergi dairesi ve numarası
- Bakiye cümlesi: borçlu ya da alacaklı
- Ekstre tablosu
- İki imza kutusu: sizin kaşe ve imzanız, karşı tarafın “Mutabıkız / Mutabık Değiliz” kaşe ve imzası
- Sayfa altında banka hesaplarınız (IBAN) ve alt not
Logo ve alt not Genel Parametreler’den gelir. IBAN’lar, banka kartında Belgelerde Göster işaretli hesaplardan alınır.
E-postayla göndermek
E-posta kutusu carinin kartındaki adresle dolu gelir. E-posta Gönder’e bastığınızda mektup PDF olarak eklenir ve firmanızın kendi adresinden gider. Konu satırında firma adınız ve kesit tarihi yazar.
Bunun için Genel Parametreler’de E-posta Hesabı tanımlı olmalı. Tanımlı değilse ekranda “Tanımlı Değil” yazar ve Genel Parametreler’i Aç düğmesi çıkar. Gönderilemeyen e-posta gönderim geçmişine yazılmaz.
Cevabı kaydetmek
- Karşı taraf cevap verince Gönderim Geçmişi’nde ilgili satırda Cevap Gir’e basın.
- Cevabı seçin: Onaylandı, Reddedildi ya da Fark Var.
- Cevap tarihini girin. Fark Var seçtiyseniz fark tutarını da yazın. İsterseniz not ekleyip Cevabı Kaydet deyin.
Mutabakat listesindeki sekmelerden bekleyenleri, onaylananları ve fark çıkanları ayrı ayrı görürsünüz. Mutabakat her seferinde tek bir cari için hazırlanır; cevap e-postadan kendiliğinden okunmaz, elle girilir. Hazırlamak, göndermek ve cevap girmek cari hareketlerini yönetme yetkisi ister.